「催促メールを送らなきゃいけないけど、相手に嫌な思いをさせたくない…」
仕事で発生する「催促」というデリケートなタスク。
特にメールでの催促は、伝え方一つで関係性が悪化しかねない、悩ましいものです。
「関係性を壊さずに、スムーズに動いてもらうにはどうすれば…？」
そんな悩みをお持ちの皆さま！
この記事では、相手に気持ちよく動いてもらう「やんわり」とした催促メールの書き方について、具体的な例文を交えながら丁寧に解説していきます。
シーン別に使える例文テンプレートはもちろん、件名や書き出し方など、構成要素ごとのポイントも徹底解説！
もう催促メールで悩むのは終わりにしましょう！
関係を壊さない！催促メールで気を付けるべき3つのポイント
催促メールを送る上で、最も重要なことは、相手との良好な関係性を維持することです。
そのためには、なぜ「やんわり」と伝える必要があるのか、その理由を理解しておく必要があります。
なぜ「やんわり」と伝える必要があるのか？ 関係悪化を防ぐ重要性
催促メールを送る状況では、相手は何らかの事情で対応が遅れている状態です。
その状況下で、強い口調で催促したり、相手の事情を考慮しないような表現をしてしまうと、相手は「責められている」「信用されていない」と感じ、不快な思いをする可能性があります。
特に、それが普段から良好な関係を築いている相手であれば、なおさらのことです。
相手も悪気があって対応を遅らせているとは限りません。
「やんわり」と伝えることで、相手への配慮を示し、良好な関係性を維持しながら、催促したいという気持ちを伝えることができるのです。
【トラブル事例集】催促メールで失敗しやすい例を知ろう！対応を誤るとどうなる？
では、具体的にどのような催促メールが「NG」とされるのでしょうか？
- 強い口調で責めるような言い回し
- 例：「〇〇の提出期限が過ぎています。至急提出してください。」
- 結果： 相手はプレッシャーを感じ、反発心を抱く可能性があります。最悪の場合、関係性が悪化し、今後のやり取りに支障をきたすことも考えられます。
- 相手の事情を考慮しない一方的な要求
- 例：「先日はありがとうございました。〇日までにご入金をお願いいたします。」（入金が遅れている理由を聞かずに催促している）
- 結果： 相手に「自分の事情を理解してくれていない」と不快な思いをさせてしまう可能性があります。
- 相手に意図が伝わらない曖昧な表現
- 例：「〇〇の件、いかがでしょうか？ ご都合の良い時にご返信ください。」（具体的に何を求めているのかが不明確）
- 結果： 相手に「結局何がしたいんだろう？」と混乱を与え、対応が遅れてしまう可能性があります。
これらの事例のように、相手への配慮を欠いた催促メールは、関係悪化やトラブルに繋がりかねません。
印象を悪くしない！催促前に確認すべき３つのこと
「やんわり」と催促するためには、相手に不快な思いをさせない表現はもちろんのこと、催促する上での前提条件を改めて確認することも大切です。
催促メールを送信する前に、以下の3つのポイントをしっかりと確認するようにしましょう。
- 催促する必要性
本当に催促する必要があるのか？ 再度確認しましょう。単なる確認不足や早とちりで相手に連絡してしまうケースも少なくありません。 - 期日・期限
催促内容に関して、相手と合意した期日や期限はいつだったか？ 過去のメールや書類などを確認し、正確な情報を把握しておきましょう。 - 相手の状況
相手は現在どのような状況にあるのか？ 多忙な時期や突発的な事情で対応が遅れている可能性もあります。
これらのポイントを確認することで、不要な催促を避け、相手への配慮を欠いた行動を防ぐことができます。
シーン別！「やんわり催促メール」例文テンプレート集
「催促メールを送る際に注意すべきことはわかったけれど、具体的にどんな風に書けばいいのかわからない…」
そんな方のために、この章では、ビジネスシーンでよく encountered するシチュエーション別に、「やんわり」と催促するためのメール例文テンプレートをご紹介します。
【上司向け】 返信を促す場合の注意点とメール例文
上司に対して催促メールを送る場合は、部下として失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけることはもちろん、上司の立場や状況を考慮することが重要です。
上司への催促メールで意識すべきこと： 上司の立場や状況を考慮する
上司は、部下よりも多くの業務を抱え、常に時間に追われている立場であることを理解しておきましょう。
そのため、催促メールを送信する際には、上司の業務状況を考慮し、緊急性の高い案件かどうかを判断することが大切です。
例文１： 提出期限が迫っている資料の確認を依頼する
件名：【〇〇（資料名）】提出期限に関する確認
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
いつもお世話になっております。
さて、先日お伝えしました、〇月〇日提出期限の〇〇（資料名）について、進捗状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、一度ご確認いただき、進捗状況についてご回答いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
署名
例文２： 承認・決裁を急ぎたい場合の催促メール
件名：【〇〇（案件名）】承認のお願い
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
いつもお世話になっております。
先日は、〇〇（案件名）について、ご相談の時間をいただきありがとうございました。
お伝えしました通り、〇月〇日までに〇〇（契約締結など）を進める上で、大変恐縮ですが、〇月〇日までに承認をいただけますと大変助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応のほど、よろしくお願いいたします。
署名
【顧客・取引先向け】 入金・支払いを促す場合の注意点とメール例文
顧客や取引先への入金や支払いを促す場合は、特に慎重な対応が必要です。
金銭が絡むデリケートな話題であるため、相手との信頼関係を損なわないよう、失礼のない丁寧な表現を心がけましょう。
金銭の催促は特に慎重に！ 失礼のない丁寧な表現を心がける
「催促」という言葉は、直接的に使用せず、「確認」や「お願い」といった言葉を用いると、柔らかい印象を与えることができます。
また、相手側の状況や事情を慮る言葉を添えることも重要です。
例文１： 支払期日を過ぎている場合の催促メール
件名：ご請求書発行に関するご連絡
〇〇様
株式会社△△
〇〇（氏名）
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、先月〇月〇日締めの請求書を、〇月〇日に発行させていただきました〇〇（請求書番号など）につきまして、
本日までにご入金を確認できませんでしたため、ご連絡いたしました。
万が一、お支払いがお済みでしたら、大変失礼いたしました。
ご多用中とは存じますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
署名
例文２： 口頭で入金確認後、改めてメールで連絡する場合
件名：先日はありがとうございました
〇〇様
株式会社△△
〇〇（氏名）
〇〇様
先日は、お電話にてご連絡いただきありがとうございました。
お約束いただきました通り、下記口座へのお振込みを、よろしくお願いいたします。
【振込先】
銀行名：
支店名：
口座種別：
口座番号：
口座名義：
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
署名
【誰にでも使える】 参加・提出を促す場合の注意点とメール例文
催促メールを送る相手や内容によって、適切な表現は異なります。
誰にでも使える基本的な例文を参考にしながら、状況や関係性を踏まえた表現を選ぶようにしましょう。
催促する内容に合わせて、状況や関係性を踏まえた表現を選ぶ
親しい間柄であれば、多少フランクな表現を用いても問題ない場合もありますが、基本的には、丁寧で失礼のない言葉遣いを心がけましょう。
例文１： 参加の可否回答を催促する
件名：〇〇（イベント名）参加について
〇〇様
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
先日は、〇〇（イベント名）のご案内をさせていただきました。
大変恐縮ですが、参加の可否について、〇月〇日までにご連絡いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
署名
例文２： 提出期限を過ぎた資料の提出を促す
件名：〇〇（資料名）提出のお願い
〇〇様
お疲れ様です。〇〇（氏名）です。
先日は、〇〇の件でご連絡いただきありがとうございました。
恐れ入りますが、〇〇（資料名）の提出期限が過ぎておりますため、ご提出をお願いできますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
署名
催促メールの書き方講座！構成要素ごとに解説
催促メールは、ただ単に用件を伝えるだけではなく、相手に与える印象や、その後の対応に影響を与える重要なコミュニケーションツールです。
この章では、催促メールの構成要素である「件名」「書き出し」「本文」「締めくくり」のそれぞれについて、具体的な例文を交えながら、効果的な書き方を解説します。
件名： 返信したくなる効果的な書き出し方
件名は、相手がメールを開封するかどうかを判断する上で、非常に重要な要素です。
相手に「このメールは重要な内容かもしれない」「すぐに確認しなくては」と思わせることができれば、開封率の向上に繋がります。
件名で意識すべき３つのポイント： 簡潔さ、具体性、緊急性
効果的な件名を作成する上で、以下の3つのポイントを意識することが大切です。
- 簡潔さ
件名は、具体的に相手に伝えたい内容を簡潔にまとめましょう。長文になってしまうと、相手に最後まで読まれずに、重要な情報が伝わらない可能性があります。 - 具体性
件名を見ただけで、どのような内容のメールなのかがわかるように、具体的な情報を盛り込みましょう。 - 緊急性
緊急度の高い場合は、件名に「【至急】」「【重要】」といった緊急性を示す言葉を入れると、相手はすぐに対応する必要があると認識しやすくなります。
「やんわり」と伝えるための件名例文集
- 〇〇（資料名）について
- 〇〇（案件名）の進捗状況について
- 〇〇（イベント名）参加に関する確認
- 先日の〇〇（内容）について
再送メールの場合の件名はどうする？
一度メールを送信したにも関わらず、相手から返信がない場合は、再送メールを送るという方法もあります。
再送メールを送信する際には、件名に「再送」という言葉を付け加えることで、相手に再度メールを確認するよう促すことができます。
- 【再送】〇〇（資料名）について
- 【再送】〇〇（案件名）の進捗状況について
書き出し： 好印象を与える第一印象の作り方
書き出しは、本文の内容に入る前の導入部分であり、相手に与える印象を大きく左右する重要なパートです。
書き出し方次第では、相手はメールを読むのをやめてしまったり、逆に、好印象を抱き、最後まで読んでくれる可能性もあります。
挨拶＋相手への気遣いで始めよう
書き出しは、「いつもお世話になっております。」といった、相手に好印象を与える挨拶から始めましょう。
また、「お疲れ様です。」「お忙しいところ恐縮ですが…」といった、相手への気遣いの言葉を添えることも効果的です。
クッション言葉で相手に配慮を示す
本題に入る前に、クッション言葉を挟むことで、相手に柔らかな印象を与えることができます。
クッション言葉とは、「恐れ入りますが」「大変恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」といった、相手の負担を軽減するような言葉のことです。
用件を伝える前の前置き例文集
- 「先日は、〇〇の件でご連絡いただきありがとうございました。」
- 「〇〇の件で、ご連絡いたしました。」
- 「さて、先日は〇〇について、ご相談させていただいた件ですが…」
本文： 催促内容を明確に、かつ丁寧に伝える
本文では、催促したい内容を具体的に記述し、相手に誤解なく伝わるように心がけましょう。
曖昧な表現は避け、誰が見ても理解できるような、明確で簡潔な文章を心がけることが重要です。
何を催促したいのか？ 具体的に伝えよう！
催促内容は、相手が誤解しないよう、具体的に伝えましょう。
例えば、資料の提出を催促する場合、「〇〇（資料名）の提出をお願いいたします。」と伝えるだけでなく、「〇〇（資料名）の提出期限は、〇月〇日までとなっております。」と、具体的な期限を伝えることで、相手は行動を起こしやすくなります。
いつまでに対応が必要なのか？ 期限を明確に示す
催促内容に対して、いつまでに対応が必要なのか、期限を明確に示すことも重要です。
期限を明確にすることで、相手は優先順位をつけやすくなり、対応がスムーズに進みます。
相手に負担をかけない表現を心がける
催促する際には、相手を責めるような表現や、負担をかけるような表現は避けましょう。
例えば、「なぜ提出が遅れているのですか？」といった表現は避け、「何かお困りのことがございましたら、お気軽にご連絡ください。」といった、相手を気遣う言葉を添えるように心がけましょう。
締めくくり： 今後のアクションを促すラストスパート
締めくくりは、相手に今後のアクションを促す、最後の重要なパートです。
締めくくり方次第では、相手からの返信がスムーズに進んだり、逆に、返信が遅れてしまう可能性もあります。
相手からの返信を促す言葉を入れる
本文の内容を読んだ後、相手がどのような行動をとれば良いのかが明確になるように、返信を促す言葉を入れましょう。
- 「お忙しいところ恐縮ですが、ご回答よろしくお願いいたします。」
- 「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」
感謝の気持ちを忘れずに伝える
最後に、「よろしくお願いいたします。」といった、感謝の気持ちを伝える言葉を入れることで、相手に好印象を与えることができます。
「やんわり」と締めくくる例文集
- 「お忙しいところ大変恐縮ですが、ご対応のほど、よろしくお願いいたします。」
- 「ご多用中とは存じますが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。」
- 「何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」
それでも返信がない場合は？ 再度催促する際の注意点
催促メールを送信しても、相手から返信がない場合は、不安な気持ちになるのも無理はありません。
しかし、だからといって、短期間に何度も催促メールを送ったり、強い口調で返信を迫ったりすることは、逆効果になる可能性があります。
間隔を空けて、再度連絡する
一度催促メールを送信してから、数日経っても返信がない場合は、再度催促メールを送ってみましょう。
ただし、前回のメールから間隔を空けずに、立て続けにメールを送ってしまうと、相手に「しつこい」という印象を与えかねません。
電話やチャットツールも活用する
メールでの催促は、相手に伝わらない場合や、緊急性の高い内容の場合には、電話やチャットツールを活用するのも有効な手段です。
電話やチャットツールであれば、直接相手に連絡を取ることができるため、メールよりもスムーズにコミュニケーションを取ることができます。
それでも反応がない場合の最終手段
何度催促しても反応がない場合は、最終手段として、上司や関係部署に相談することを検討しましょう。
一人で抱え込まず、周りの人に相談することで、問題解決の糸口が見つかることもあります。
まとめ
催促メールは、相手に失礼な印象を与えず、かつ、自分の要求を伝えるための重要なビジネススキルです。
ポイントを押さえて、相手に気持ちよく動いてもらえる催促メール作成を目指しましょう。
今回の記事では、相手に「やんわり」と伝える催促メールの書き方について、具体的な例文を交えながら解説しました。
相手との良好な関係性を維持するためにも、ぜひ今回の内容を参考にして、効果的な催促メール作成に役立ててみてください。
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