建築士登録住所にバーチャルオフィスは使える？メリットは？活用法やおすすめサービスも

「建築士として独立したいけど、事務所を借りる費用がネック…」

「もっと自由に、自分のペースで設計に集中したい…」

そんな想いを持つ建築士の方、またはこれから建築士を目指している方は多いのではないでしょうか？

近年注目を集めている「バーチャルオフィス」は、そんな悩みを解決する画期的なサービスです。

コストを抑えながら、場所や時間に縛られない働き方を実現できるため、独立開業を目指す建築士にとって大きなメリットがあります。

• でも、建築士業務でバーチャルオフィスって本当に使えるの？
• 建築士法上の「事務所」設置義務はクリアできる？
• メリット・デメリット、注意点、そして建築士事務所の開設手続きはどうすればいいの？

この記事では、これらの疑問に答えながら、建築士がバーチャルオフィスを使うメリット・デメリット、注意点、そして開業・運営に必要な情報まで、具体的に分かりやすく解説していきます。

さらに、バーチャルオフィス選びのポイントやおすすめサービスもご紹介します。

この記事を参考に、バーチャルオフィスを有効活用し、あなたも建築士としての理想の働き方を実現してみませんか？

バーチャルオフィスとは？まずは簡単におさらいしてみよう

バーチャルオフィスとは、実際のオフィスを借りずに住所や電話番号をレンタルできるサービスです。

初期費用やランニングコストを抑えながら、ビジネスに必要な機能を確保できるため、起業家、フリーランス、副業を営む会社員などから人気を集めています。

細かい内容はすでにご存知の方も多いかと思いますので、詳細は以下の記事に譲ります。

ここではおさらいがてら、バーチャルオフィスのメリットとバーチャルオフィスをおすすめしたい人にフォーカスして簡単にお伝えしますね。

筆者のおすすめは「GMOオフィスサポート」です。

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建築士はバーチャルオフィスを使える？メリット・デメリットを解説

建築士業務でバーチャルオフィスは本当に使えるのでしょうか？
結論から言うと、建築士登録住所としてバーチャルオフィスを利用することは可能です。
ただし、メリットだけでなく、デメリットや注意点も存在しますので、それらを理解した上で検討する必要があります。

建築士登録住所としてバーチャルオフィスは利用可能！

建築士法では、建築士事務所を開設する場合、事務所を設けなければならないと規定されています。
しかし、事務所の形態については特に規定はなく、バーチャルオフィスのように物理的なスペースを持たない事務所も認められています。
そのため、バーチャルオフィスを事務所として登録し、建築士業務を行うことは法的に問題ありません。

建築士法における事務所設置義務

建築士法第23条では、「建築士事務所を開設しようとする者は、事務所ごとに、その所在地を管轄する都道府県知事に登録をしなければならない」と規定されています。

これは、建築士業務を適正に行うために、顧客からの相談や依頼を受け付け、設計図書の作成などの業務を行うための拠点を明確にする必要があるためです。

しかし、事務所の形態については特に規定はなく、バーチャルオフィスのように物理的なスペースを持たない事務所も登録が可能です。重要なのは、建築士業務を行う上で必要な機能を備えていることです。

バーチャルオフィスでも要件を満たせば問題なし

バーチャルオフィスは、物理的な事務所スペースを提供するわけではありませんが、住所、電話番号、郵便受取サービスなどを提供することで、建築士法で求められる事務所としての機能を果たすことができます。

バーチャルオフィスを選ぶ際には、これらの機能がしっかりと提供されているかを確認しましょう。
また、信頼できるバーチャルオフィス事業者を選ぶことも重要です。

バーチャルオフィス利用で開業・運営コストを削減

バーチャルオフィスを利用する大きなメリットの一つが、コスト削減です。
従来の事務所と比べて、大幅に費用を抑えることができます。
特に独立開業当初は、限られた予算の中で事業をスタートさせる必要があるため、コスト削減は重要な要素となります。

事務所賃料や光熱費などの固定費削減

従来の事務所を開設する場合、事務所賃料や光熱費、通信費などの固定費が毎月発生します。
これらの費用は、地域や事務所の規模にもよりますが、月額数十万円に上ることもあります。
一方、バーチャルオフィスを利用する場合、これらの固定費を大幅に削減することができます。
バーチャルオフィスによっては、月額数千円から利用できるプランも存在します。

電話対応や郵便受取などの業務効率化

バーチャルオフィスでは、電話対応や郵便受取、FAX送受信などのサービスを提供しているところも多いです。
これらのサービスを利用することで、事務作業を効率化し、コア業務である設計業務に集中することができます。
その結果、より多くの案件をこなせるようになり、収益増加にも繋がる可能性があります。
バーチャルオフィスによっては、秘書代行サービスを提供しているところもあり、より一層業務効率化を図ることができます。

バーチャルオフィスがもたらすメリット

バーチャルオフィスを利用することで、コスト削減以外にも、様々なメリットを得られます。
独立開業する建築士にとって、これらのメリットは事業をスムーズに立ち上げ、成功に導くための大きな助けとなるでしょう。

コスト削減：低コストで事務所機能を確保

バーチャルオフィスは、物理的なスペースを持たないため、従来の事務所と比べて大幅にコストを削減できます。
特に、独立開業当初は、資金繰りが厳しい場合が多いので、コスト削減効果は大きなメリットとなります。
浮いた費用を、設計ソフトの購入やマーケティング活動などに充てることで、事業をさらに発展させることができます。

柔軟な働き方：場所や時間に縛られない働き方を実現

バーチャルオフィスを利用することで、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が可能になります。
自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、自分の好きな場所で仕事をすることができます。
これは、ワークライフバランスを重視する現代の働き方に合致しており、建築士としての働き方の幅を広げることにも繋がります。
また、顧客の要望に合わせて、柔軟に働く場所を変えることも可能です。

プライバシー保護：自宅住所を公開せずに業務用住所を取得

バーチャルオフィスを利用することで、自宅住所を公開せずに業務用住所を取得することができます。
これは、プライバシー保護の観点から非常に重要なメリットです。
顧客とのやり取りや名刺、ウェブサイトなどに、バーチャルオフィスの住所を記載することで、自宅住所を公開せずに済みます。

以下の記事はSNSやブログにフォーカスした「身バレ」対策記事や、ネットショップにおける住所公開に関する記事ですが、自宅住所公開のリスクに通じる部分があるので、併せてご覧ください。

ステータス向上：一等地の住所で顧客からの信頼度アップ

バーチャルオフィスによっては、都心の一等地など、ステータス性の高い住所を提供している場合があります。
このような住所を利用することで、顧客からの信頼度を高める効果も期待できます。
特に、独立開業当初は、信頼獲得が重要な課題となるため、一等地の住所は大きなアドバンテージとなるでしょう。

以下は、筆者も利用している「GMOオフィスサポート」というサービスの拠点一覧なのですが、見ていただいたらわかるようにピカピカの一等地住所ばかり。これなら、見栄えも悪くないですし、信頼が得られると考えて問題ないでしょう。

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バーチャルオフィス利用におけるデメリットと注意点

バーチャルオフィスは多くのメリットをもたらしますが、一方で、デメリットや注意点も存在します。
これらの点を理解しておくことで、バーチャルオフィスをより効果的に活用することができます。

サービス内容：バーチャルオフィスによってサービス内容が異なる

バーチャルオフィスは、提供しているサービス内容が事業者によって異なります。
電話対応、郵便受取、会議室利用など、サービス内容や料金体系は様々です。
そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には、事前に必要なサービス内容を明確にし、希望するサービスが提供されているか、料金は適切かなどを比較検討する必要があります。

信頼性：評判の低いバーチャルオフィスは避ける

バーチャルオフィスの中には、サービスの質が低い、対応が悪いなど、信頼性に欠ける事業者も存在します。
評判の低いバーチャルオフィスを選んでしまうと、郵便物が紛失したり、電話対応が不適切だったりするなどのトラブルが発生する可能性があり、顧客からの信頼を失ってしまうリスクも高まります。
そのため、バーチャルオフィスを選ぶ際には、インターネット上の口コミや評判などを参考に、信頼できる事業者を選ぶことが重要です。
また、実際にバーチャルオフィスを訪問し、雰囲気やスタッフの対応などを確認することも有効です。

コミュニケーション：顧客との信頼関係構築に工夫が必要

バーチャルオフィスを利用する場合、顧客と直接顔を合わせる機会が減ってしまう可能性があります。
そのため、電話やメール、オンライン会議システムなどを活用し、こまめなコミュニケーションを心がけることが大切です。
また、顧客との面談が必要な場合は、バーチャルオフィスの会議室を利用したり、レンタルオフィスを借りたりするなど、工夫が必要です。
顧客との信頼関係を築くためには、直接会って話をする機会を設けるなど、積極的なコミュニケーションが求められます。

セキュリティ：顧客情報の取り扱いには十分な注意を払う

建築士業務では、顧客の個人情報や設計図面などの機密情報を取り扱うため、情報セキュリティ対策は非常に重要です。
バーチャルオフィスを利用する場合でも、適切なセキュリティ対策を講じ、顧客情報の保護に努める必要があります。
具体的には、パスワード管理の徹底、セキュリティソフトの導入、データの暗号化など、様々な対策を講じることが重要です。
また、バーチャルオフィス事業者がどのようなセキュリティ対策を行っているかを確認することも重要です。
セキュリティ対策が不十分なバーチャルオフィスを選んでしまうと、情報漏洩などのリスクが高まります。

建築士におすすめのバーチャルオフィスを紹介

数あるバーチャルオフィスの中から、建築士におすすめのサービスを3つご紹介します。

その他にもおすすめバーチャルオフィスはたくさんあるのですが、上記3つが個人的鉄板です。

バーチャルオフィスの一般的な選び方のポイントや、その他のおすすめサービスについては、以下の記事で詳しく解説しています。

建築士がバーチャルオフィスを選ぶポイント

自分にぴったりのバーチャルオフィスを見つけるために、以下のポイントを参考に比較検討しましょう。

必要な機能・サービス

バーチャルオフィスを選ぶ際には、まず、必要な機能やサービスが提供されているかどうかを確認する必要があります。
建築士業務に必要な機能やサービスとしては、以下のようなものが挙げられます。

郵便受取・電話対応は必須

郵便物の受け取りや電話対応は、建築士業務においても頻繁に発生します。
そのため、これらのサービスを提供しているバーチャルオフィスを選ぶことは必須と言えるでしょう。
郵便受取サービスでは、バーチャルオフィスの住所宛に届いた郵便物を、転送したり、スキャンしてデータで送付したりしてくれます。
電話対応サービスでは、バーチャルオフィスの電話番号を借りることができ、専任のオペレーターが電話対応をしてくれます。

ただ、バーチャルオフィスが提供する電話サービスは割高なケースも。「03plus」のようなサービスを利用することで、コスパバランスよくビジネス用の電話番号を取得可能になりますので、併せて検討して見てください。

会議室利用の可否や料金体系

顧客との打ち合わせや設計のプレゼンテーションなどを行う際に、会議室が必要となる場合があります。
バーチャルオフィスによっては、会議室をレンタルできるサービスを提供しているところがあります。
会議室の広さや設備、料金体系などを確認し、必要な時に利用できるか確認しておきましょう。
また、会議室の予約方法やキャンセルポリシーなども確認しておくと良いでしょう。

図面保管サービス、オンライン会議システムなど

建築士業務では、設計図面などの大容量のデータを扱うことが多く、保管場所に困る場合があります。
バーチャルオフィスによっては、図面保管サービスを提供しているところがあります。
また、遠方の顧客との打ち合わせや、現場視察の報告などを行う際に便利なオンライン会議システムも、バーチャルオフィスで提供されている場合があります。
これらのサービスの有無も、バーチャルオフィスを選ぶ際の重要なポイントとなります。

費用

バーチャルオフィスを選ぶ際には、費用も重要な要素です。
予算に合わせて、適切な料金プランを選びましょう。
料金プランは、バーチャルオフィスによって大きく異なるため、複数のバーチャルオフィスを比較検討することが重要です。

予算に合わせた料金プラン

バーチャルオフィスは、月額数千円から利用できるプランから、月額数十万円のプランまで、様々な料金プランがあります。
予算に合わせて、適切な料金プランを選びましょう。
料金プランを選ぶ際には、必要な機能やサービス、利用頻度などを考慮する必要があります。

初期費用やオプション料金

バーチャルオフィスによっては、初期費用やオプション料金が発生する場合があります。
初期費用は、契約時に発生する費用のことです。
オプション料金は、基本プランに追加して利用できるサービスの料金のことです。
初期費用やオプション料金についても、事前に確認しておくようにしましょう。

アクセス

顧客との面談を行う場合は、アクセスの良いバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。
アクセスの悪いバーチャルオフィスを選んでしまうと、顧客に不便をかけてしまう可能性があります。

顧客との面談に便利な立地

顧客との面談に便利な立地にあるバーチャルオフィスを選びましょう。
駅からのアクセスが良い、周辺に飲食店が多いなど、利便性の高い立地がおすすめです。

交通アクセス

顧客が車で来訪する場合は、駐車場の有無や料金を確認する必要があります。
また、公共交通機関を利用する場合は、最寄り駅からのアクセス方法や所要時間などを確認しておきましょう。

建築士事務所を新規で申請する場合に必要な手続き

建築士として独立開業する場合、事務所を構えることが必須となります。
そのためには、建築士法に基づいた手続きを行う必要があります。
ここでは、建築士事務所を新規で申請する場合に必要な書類や手続きについて解説します。

登録と入会に必要な書類と提出先

建築士事務所を開設するには、事務所の所在地を管轄する都道府県知事への登録が必要です。
登録に必要な書類は、一級建築士事務所と二級建築士事務所で一部異なります。

一級建築士事務所の場合

提出書類	提出先
建築士事務所登録申請書	都道府県の建築士事務所登録窓口
建築士免許証の写し	同上
事務所案内図	同上
誓約書	同上
その他、都道府県が定める書類	同上

二級建築士事務所の場合

提出書類	提出先
建築士事務所登録申請書	都道府県の建築士事務所登録窓口
建築士免許証の写し	同上
事務所案内図	同上
経歴書	同上
その他、都道府県が定める書類	同上

これらの書類を揃えて、事務所を登録しようとする都道府県の建築士事務所登録窓口に提出します。

申請方法

申請方法は、都道府県によって異なりますが、窓口へ直接持参する方法、郵送する方法、オンラインで申請する方法などがあります。
詳しくは、事務所を登録しようとする都道府県の建築士事務所登録窓口に問い合わせて確認してください。

手数料

建築士事務所を新規で登録する場合、登録免許税と事務所登録手数料がかかります。

登録免許税

登録免許税は、国に納める税金です。
金額は、登録する事務所の規模によって異なります。

事務所登録手数料

事務所登録手数料は、都道府県に納める手数料です。
金額は、都道府県によって異なります。
都道府県のホームページなどで確認するか、建築士事務所登録窓口に問い合わせてください。

手続きの流れ

建築士事務所を新規で登録する際の手続きの流れは以下の通りです。

1. 必要書類の準備：申請に必要な書類を揃えます。
2. 登録免許税の納付：登録免許税を納付し、納付証明書を取得します。
3. 事務所登録手数料の納付：事務所登録手数料を納付します。
4. 書類の提出：必要書類を都道府県の建築士事務所登録窓口に提出します。
5. 審査：都道府県による審査が行われます。
6. 登録完了：審査が完了すると、建築士事務所登録証が交付されます。

建築士事務所を移転申請する場合の書類や申請方法

建築士事務所を移転する場合は、移転先の都道府県知事への登録変更手続きが必要です。

提出書類と提出先

移転登録に必要な書類は以下の通りです。

提出書類	提出先
建築士事務所登録変更申請書	移転先の都道府県の建築士事務所登録窓口
建築士事務所登録証	同上
新しい事務所案内図	同上
その他、都道府県が定める書類	同上

手数料

移転登録する場合も、都道府県に納める手数料が必要となる場合があります。
金額は、都道府県によって異なりますので、事前に確認しておきましょう。

手続きの流れ

建築士事務所を移転登録する際の手続きの流れは以下の通りです。

1. 必要書類の準備：申請に必要な書類を揃えます。
2. 手数料の納付：必要に応じて、手数料を納付します。
3. 書類の提出：必要書類を移転先の都道府県の建築士事務所登録窓口に提出します。
4. 審査：都道府県による審査が行われます。
5. 登録完了：審査が完了すると、建築士事務所登録証の記載内容が変更されます。

まとめ｜バーチャルオフィスを有効活用して、建築士として成功しよう！

バーチャルオフィスは、コスト削減、柔軟な働き方、プライバシー保護など、多くのメリットを提供してくれるサービスです。
建築士として独立・開業する際は、ぜひバーチャルオフィス活用を検討してみて下さい。
ただし、バーチャルオフィスによってサービス内容や料金、信頼性などが異なるため、しっかりと比較検討し、自分に合ったサービスを選ぶことが重要です。

バーチャルオフィスを有効活用することで、より多くの時間を顧客対応や設計業務に充てることができ、建築士としてのキャリアアップに繋がります。
ぜひ、この記事を参考に、バーチャルオフィスを活用し、建築士として成功を目指しましょう！