起業や事業拡大でオフィス費用を抑えたい…でも、会社の住所がないのは不安…
そんな悩みを抱えているあなたに朗報です！
バーチャルオフィスなら、低コストでビジネス用の住所を手に入れ、さらに電話対応や郵便受取まで任せられるので、事業に集中できます。
でも、
- バーチャルオフィスの費用って実際どのくらいかかるの？
- 経費計上できるって聞くけど、仕訳はどうするの？
- 節税効果を最大限に活かすにはどうすればいい？
など、わからないことも多いですよね？
この記事では、バーチャルオフィスの費用相場から、経費計上・仕訳、節税メリット・デメリットまで、徹底的に解説します！
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バーチャルオフィスとは？
バーチャルオフィスとは、物理的なオフィススペースを持たずに、ビジネスに必要な住所や電話番号などの機能を提供するサービスです。
従来のオフィスと比較した際の大きな違いは、実際にオフィススペースを借りる必要がないという点です。そのため、賃料や光熱費、オフィス家具などの費用を大幅に削減することができます。
バーチャルオフィスを利用することで、以下のようなメリットを得られます。
- コスト削減: 賃料、光熱費、設備投資などの費用を大幅に削減できます。
- 柔軟な働き方の実現: 場所に縛られずに、自宅やカフェなど、好きな場所で仕事ができます。
- 事業の信用力向上: 都心の一等地の住所や電話番号を取得することで、企業イメージを高めることができます。
- 起業・事業設立時のハードルを下げる: 少ない初期費用で、事業をスタートできます。
詳しくは以下の記事を参考にして見て下さいね。
バーチャルオフィスの費用、何にいくらかかる？
確定申告を行う際には仕訳を行う必要がありますが、そもそもバーチャルオフィスの利用ではどのような費用が生じるのでしょう？
バーチャルオフィス導入に必要な費用項目を解説
バーチャルオフィスを導入する際には、主に以下の費用項目が発生します。
- 初期費用: 契約時に発生する費用です。
- 月額費用: 毎月発生する費用です。
初期費用：契約金、登録料などの内訳
初期費用には、以下のようなものが含まれます。
- 契約金: バーチャルオフィスとの契約時に支払う費用です。
- 登録料: 住所利用や電話番号取得などの際に必要な登録費用です。
- 事務手数料: 契約手続きなどに伴う手数料です。
初期費用は、業者やプランによって異なりますが、数万円〜数十万円程度が相場です。
月額費用：基本料金、オプション料金の内訳
月額費用には、以下のようなものが含まれます。
- 基本料金: 住所利用や電話番号取得などの基本サービスに対する料金です。
- オプション料金: 電話応答代行、郵便物転送、会議室利用などのオプションサービスに対する料金です。
月額費用は、業者やプランによって異なりますが、数千円〜数万円程度が相場です。
住所利用、電話番号取得、郵便受取代行などの料金相場
それぞれのサービスの料金相場は、以下の通りです。
| サービス | 料金相場 |
|---|---|
| 住所利用 | 月額5,000円〜20,000円程度 |
| 電話番号取得 | 月額1,000円〜5,000円程度 |
| 郵便受取代行 | 月額1,000円〜3,000円程度 |
| 電話応答代行 | 月額5,000円〜20,000円程度 |
| 会議室利用 | 1時間あたり1,000円〜5,000円程度 |
バーチャルオフィス費用を経費計上！勘定科目と仕訳例をマスター
このセクションでは、バーチャルオフィス費用を経費として計上する方法について解説します。適切な勘定科目を選択し、正しい仕訳を行うことで、税務上のリスクを回避し、節税効果を高めることができます。
バーチャルオフィス費用は経費になる？
バーチャルオフィス費用は、事業に関連する費用であれば、基本的に経費として計上することができます。ただし、経費として認められるためには、以下の条件を満たす必要があります。
- 事業に関連する費用であること: プライベートな目的で利用した費用は、経費として認められません。
- 費用を証明する書類があること: 請求書や領収書など、費用を証明できる書類を保管しておく必要があります。
経費計上の条件と注意点
経費計上する際の注意点としては、以下の点が挙げられます。
- プライベート利用分は除外する: バーチャルオフィスをプライベートな目的で利用した場合は、その分の費用は経費計上できません。
- 領収書などの証拠書類を保管する: 税務調査などで費用計上を証明するために、領収書などの証拠書類を保管しておく必要があります。
- 税理士に相談する: 経費計上に関して不明な点がある場合は、税理士に相談することをおすすめします。
勘定科目は家賃、通信費、事務委託費などが考えられるが…
バーチャルオフィス費用を計上する際の勘定科目は、サービス内容によって異なります。主な勘定科目は以下の通りです。
| サービス | 勘定科目 |
|---|---|
| 住所利用料金 | 支払手数料 または 地代家賃 |
| 電話番号取得料金 | 通信費 |
| 電話応答代行料金 | 通信費 または 事務委託費 |
| 郵便物転送料金 | 事務委託費 |
| 秘書代行料金 | 事務委託費 |
| その他の費用 | 雑費 |
基本の仕訳は「支払手数料」にする
たくさんのサービスがあるため、バーチャルオフィスにかかった費用は、どの項目で仕訳を行えばよいのかがわからなくなりがちです。
しかし、バーチャルオフィス利用料の「基本料金」に相当する金額は、基本的に「支払手数料」に仕訳すれば問題ないです。
支払手数料で仕訳する場合には
利用しているサービス提供会社によって違ってくるので注意が必要ですが、バーチャルオフィスから届く請求書が「バーチャルオフィス利用費」などでひとまとめになっている場合があります。
この際には、わざわざ基本利用分の金額とオプション金額を調べて分ける必要はなく、「支払手数料」を使って一気に仕訳をすることが可能です。
筆者は「GMOオフィスサポート」を利用しているのですが、以下のようなかたちで会計ソフト（freee）に入力しています。
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基本料金以外は性質に応じて
バーチャルオフィス費用の基本料金に相当する部分は、「支払手数料」で仕訳ができます。
さらに、基本料金以外も一括して請求された場合も、「支払手数料」で仕訳ができます。
しかし、請求書や領収書に利用した明細が細かく記載されている場合には、それぞれの性質に応じた勘定科目を選択することが必要です。
「地代家賃」にできないの？という声を聞くこともありますが、基本的にはできません。「地代家賃」は物理的なオフィスに対しての支払いに使用するものだからです。詳しくは以下の記事も合わせてご覧ください。
通信費で仕訳する場合には
多くのバーチャルオフィスでは、電話番号やFAX番号の利用、郵便物の受け取りをオプションで申し込めます。
バーチャルオフィス利用料の契約書や領収書などに細かな内訳があり、それらの利用料金が明確に分かれている場合には、このオプションの支払金額を「通信費」とすることもできます。
会議費で仕訳する場合には
また、貸会議室を利用した分については、「会議費」として仕訳することもできます。
経費として計上する際に総額として合算されるので、勘定科目を細かく分ける必要はないかもしれません。
しかし、後で見返した際に、経費の内容を正確に把握できるので、細かく分類することも有効な方法です。
バーチャルオフィス費用の具体的な仕訳方法の例
具体的な仕訳例を以下に示します。
- 住所利用料金を支払った場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 地代家賃 | 現金 |
- 電話番号取得料金を支払った場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 通信費 | 現金 |
- 郵便物転送サービス料金を支払った場合
| 借方 | 貸方 |
|---|---|
| 事務委託費 | 現金 |
注意したいポイント：税務調査リスクを回避するために
税務調査リスクを回避するためには、以下の点に注意しましょう。
- 消費税の取り扱い: バーチャルオフィス費用には消費税がかかります。消費税の課税事業者である場合は、仕入税額控除をすることができます。
- 適切な証拠書類の保管: 経費計上を証明するために、請求書や領収書などの証拠書類を適切に保管しておく必要があります。
- 税理士への相談: 経費計上や税務に関する専門的な知識がない場合は、税理士に相談することをおすすめします。
バーチャルオフィスを仕訳する際には、次のような勘定科目を使用することができます。
仕訳の際の注意点とは
バーチャルオフィスでかかった費用を仕訳する際には、次のようなことに注意する必要があります。
「賃借料」は使わない
バーチャルオフィスは、実際の土地や建物などのスペースを借りるわけではありません。そのため、バーチャルオフィスの利用料金は「賃貸料」で仕訳できません。
ただし、バーチャルオフィスに併設されている「レンタルオフィス」や「シェアオフィス」を使用する場合には、スペースを実際に利用することとなります。
その際の費用は「賃貸料」となるので、仕訳の際には取扱いを注意しましょう。
「外注費」も要注意
オプションサービスとして、バーチャルオフィスで電話代行や秘書代行などを利用している場合には「外注費」として仕訳することもできます。
しかし、外注先に支払った消費税は、課税仕入取引として扱われます。
そのため、外注費という勘定科目は税務署から目をつけられることが多くなります。
外注費を使用する場合には、間違わないように注意することが必要になります。
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バーチャルオフィスで節税効果を狙う！賢く活用するテクニック
このセクションでは、バーチャルオフィス導入によって期待できる節税効果と、その効果を最大限に引き出すための具体的な方法について解説します。
バーチャルオフィス導入による節税効果
バーチャルオフィスを導入することで、以下のような節税効果が期待できます。
- オフィス賃料の削減: 従来のオフィスと比較して、賃料を大幅に削減することができます。
- 光熱費の削減: オフィススペースを借りないため、光熱費も削減できます。
- 人件費の削減: 受付スタッフや秘書などを雇用する必要がないため、人件費を削減できます。
- 交通費の削減: 自宅やカフェなどで仕事ができるため、交通費を削減できます。
- 法人設立時の費用を抑える: 資本金の額によっては、バーチャルオフィスを利用することで、株式会社設立時の登録免許税を軽減できる可能性があります。
節税効果を最大化する戦略
節税効果を最大化するためには、以下のポイントを押さえましょう。
- 経費計上できる項目を漏れなく把握する: バーチャルオフィス費用には、様々なサービスが含まれています。経費計上できる項目を漏れなく把握し、適切に計上しましょう。
- 税制改正などの最新情報をチェックする: 税制は頻繁に改正されるため、最新情報をチェックし、常に最適な節税対策を行うようにしましょう。
- 専門家（税理士など）に相談する: 節税対策は専門的な知識が必要となる場合もあるため、税理士などの専門家に相談することをおすすめします。
会計ソフトで簡単！ バーチャルオフィス経費の仕訳を効率化する方法
バーチャルオフィスを仕訳する際、使用する勘定科目には厳密なルールはありません。
ただし、使用した経費の目的をはっきりさせることが必要なので、使用する勘定科目を一度決めたら、簡単に変更してはいけません。一貫性のある記帳を行えるようにしましょう。
経費の扱いに不信感を持たれたりすると、税務署から指摘を受けたりする可能性があります。
このようなリスクを避け、バーチャルオフィスの複雑な仕訳を簡単に行うためには、会計ソフトの使用がおすすめです。
筆者は無料から使える会計ソフト「freee（フリー）」を利用しているのですが、クレジットカードの利用明細から自動的に勘定科目を予測してくれたり、操作が直感的だったりと、初心者でも使いやすいのでオススメです。
バーチャルオフィスの経費計上・仕訳に関するFAQ（よくある質問と回答）
Q1. バーチャルオフィスを利用すると税務調査を受けやすくなるって本当ですか？
A1. バーチャルオフィスを利用しただけで税務調査を受けやすくなるわけではありません。税務調査は、申告内容や事業規模など様々な要素に基づいて行われます。ただし、バーチャルオフィス利用料を適切に計上していない場合や、他の経費と合わせて不正な申告を行っている場合は、税務調査の対象になる可能性があります。そのため、正しく経費を計上し、領収書や請求書などの証拠書類をきちんと保管しておくことが重要です。
Q2. バーチャルオフィス費用は全額経費にできますか？
A2. バーチャルオフィス費用は、事業に必要不可欠な経費として、原則全額経費として計上できます。ただし、バーチャルオフィス利用料の中に、プライベート利用が含まれている場合は、経費に計上できない場合があります。例えば、家族との電話代などが含まれている場合は、プライベート利用分を分離して計上する必要があります。
Q3. バーチャルオフィスを利用すると住所変更の手続きは必要ですか？
A3. バーチャルオフィスは、住所の利用権を借りているだけなので、法的な住所変更は不要です。しかし、事業活動を行う上で、顧客や取引先に連絡先や住所を伝える必要がある場合、バーチャルオフィスの住所を使用することが一般的です。
Q4. バーチャルオフィスを利用する際の注意点は何ですか？
A4. バーチャルオフィスを利用する際には、以下の点に注意が必要です。
- サービス内容: 提供されるサービス内容 (郵便物の受け取り、電話番号利用、会議室利用など) を確認し、自分の事業に最適なサービスを選んでください。
- 料金体系: 月額料金、初期費用、オプション料金など、料金体系をしっかりと確認しましょう。
- 契約内容: 契約内容をよく理解し、特に解約に関する条項をよく確認しましょう。
- セキュリティ: セキュリティ対策がしっかりしているか確認しましょう。特に、郵便物の受け取りや電話対応など、個人情報を取り扱うサービスを利用する場合は、セキュリティ対策が重要です。
- 税務: バーチャルオフィス費用を適切に経費として計上できるよう、税務に関する知識を深めておきましょう。
Q5. バーチャルオフィス以外にも経費にできるものってありますか？
A5. バーチャルオフィス以外にも、事業に必要な経費は、原則として経費にできます。具体的には、以下の様なものが挙げられます。
- 家賃: 事務所を借りている場合は、家賃は経費にできます。
- 光熱費: 電気代、ガス代、水道代などは、事務所を借りている場合だけでなく、自宅で事業を行っている場合も経費にできます。
- 通信費: 電話代、インターネット代などは、事業に必要な通信費として経費にできます。
- 消耗品費: コピー用紙、インクカートリッジ、文具などは、消耗品費として経費にできます。
- 旅費交通費: 取引先への訪問や出張など、事業に必要な旅費交通費は経費にできます。
- 広告宣伝費: チラシやホームページ作成費用、広告掲載費用などは、広告宣伝費として経費にできます。
- 人件費: 従業員への給与や賞与などは、人件費として経費にできます。
- 保険料: 火災保険料、地震保険料などは、事業に必要な保険料として経費にできます。
Q6. バーチャルオフィス選びで迷ったらどうすればいいですか？
A6. バーチャルオフィス選びで迷った場合は、以下の様なポイントを参考に検討しましょう。
- 利用目的: 郵便物の受け取りのみ、電話番号利用のみなど、利用目的を明確にしましょう。
- 料金: 月額料金、初期費用、オプション料金などを比較検討しましょう。
- サービス内容: 提供されるサービス内容 (郵便物の受け取り、電話番号利用、会議室利用など) を確認しましょう。
- 立地: アクセスしやすい場所にあるか、顧客や取引先に分かりやすい場所にあるかなどを確認しましょう。
- 評判: 口コミや評判などを参考に、信頼できるサービスを選びましょう。
以下の記事も参考にしてみてくださいね。
Q7. バーチャルオフィスの利用を検討しているのですが、どんなメリットがありますか？
A7. バーチャルオフィスを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- 低コスト: 事務所を借りるよりも費用を抑えられます。
- 柔軟性: 場所や時間にとらわれず、自由に仕事ができます。
- ビジネスチャンス: ビジネスの拠点として、新規顧客を獲得するチャンスを広げることができます。
- イメージアップ: 顧客や取引先に、信頼感を与えることができます。
Q8. バーチャルオフィスを利用すると、デメリットはありますか？
A8. バーチャルオフィスを利用すると、以下のようなデメリットがある可能性があります。
- セキュリティ: セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩のリスクがあります。
- コミュニケーション: 実際にオフィスがないため、コミュニケーションが取りにくい場合があります。
- 信頼性: 顧客や取引先から、信頼を得にくい場合があります。
これらのFAQを参考に、バーチャルオフィスをうまく使いこなしてみましょう！
まとめ
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