個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット・注意点をわかりやすく解説

近年では、バーチャルオフィスを展開する企業が増えてきています。

理由のひとつに、個人事業主にバーチャルオフィスが浸透してきていることが挙げられます。

　

個人事業主のようなスモールビジネスのオーナーは、自宅をワークスペース代わりにするケースが少なくありません。

しかし、請求書・契約書やオンラインショップ上に自宅住所を記載するのは、プライバシー保護の観点から気が引けますよね。

そんな人にとって、バーチャルオフィスは最適なサービスなのです。

　

しかし、まだまだバーチャルオフィスの使用について、疑問や不安を持っている方も多いのではないでしょうか？

今回は、バーチャルオフィスを利用してみようかと検討している個人事業主に向けて、バーチャルオフィスを利用するメリット・注意点について分かりやすくご紹介していきます。

個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット

最近人気のバーチャルオフィスですが、バーチャルオフィスを利用することにはどのようなメリットがあるのでしょうか？

自宅住所を明かさずビジネスができて安心

サラリーマンであっても個人事業主であっても、自宅の住所を知られたくない人の方が多いのではないでしょうか。

契約書や請求書に住所を記載するとき、躊躇した経験はありませんか？

　

クローズドなやり取りならまだ抵抗感がないかもしれませんが、ネットショップを運営するときには「特定商取引法に基づく表記」として「住所」を公開する必要があります。特定商取引法における「住所」とは、営業上の活動の拠点となる場所を指します。自宅兼仕事場の場合は自宅住所を書かざるを得ません。

　

自宅住所が不特定多数の人に知られてしまうと、悪用される危険性があります。家族がいる場合には、より一層セキュリティに気を配る必要が生じます。

その点、バーチャルオフィスは安全です。契約すれば自宅以外のビジネス用住所を使用可能になり、ネット上に自宅住所を明かさずビジネスをおこなえるようになります。

リアルオフィスよりも格安にビジネス拠点を設けられる

バーチャルオフィスは実際にオフィスを設置するよりも、圧倒的な安さでビジネス拠点を設けられます。

起業したばかりは利益が少なく、出費が多いので、なるべく費用を抑えたいものですよね。

　

イメージがよい「横浜」という立地を例にとってみると、バーチャルオフィスの利用料金の相場は、月額5,000円程度になります。

初期費用は掛かりますが、それも10,000円程度で収まります。

　

ちなみに、レンタルオフィスは初期費用だけで約100,000円が必要になります。

それと比較すると、バーチャルオフィスをこの料金で利用できることには、メリットが大きくなります。

一等地の住所を利用できるので信頼感を抱いてもらえる

会社のブランディングや信用力を上げるためには、会社の住所を一等地にすることが効果的になります。起業したばかりの会社に一番必要なものは、信頼感です。

しかし、東京23区内や横浜駅付近などの一等地に自宅を構えたり、賃貸オフィスを借りたりすることは、ハードルが高くなります。

バーチャルオフィスならば、希望する一等地の住所を格安で借りることができます。

バーチャルオフィスの費用は経費に計上できるので節税になる

バーチャルオフィスでの費用は、経費に計上することが可能です。物理的に使用している「事務所」ではなく、住所をレンタルしているだけなので、経費にできないと感じるかもしれません。

しかし、バーチャルオフィスにかかる費用は、きちんと経費として認められます。

ただし、事業に必要なものとしてバーチャルオフィスを利用しているという証明が必要になります。

バーチャルオフィスのオプションには便利な機能がたくさん

バーチャルオフィスの利用時にはオプションをつけることができますが、そのオプションには便利な機能がたくさんあります。

郵便物の宛先に設定できて荷物の受け取りや自宅への転送をしてくれる

バーチャルオフィスを法人登記すると、そこが公式なオフィスになるので、取引先などから請求書や重要書類が送られてくるようになります。

実際にはそこにいないので、自分自身で受け取ることは難しくなります。しかし、オプションを申し込むと、常駐しているスタッフが代わりに郵便物等を受け取ってくれます。

さらに、郵便物がたまると転送してくれたり、連絡をくれたりするオプション内容もあります。

固定電話番号を取得でき、かかってきた電話をスマホに転送してくれる

最近では、固定電話を設置せずに、携帯電話で済ませる一般家庭が増えてきています。一般家庭の場合はそれでも問題がないかもしれませんし、仕事の上でも固定電話は必要ないかもしれません。

しかし、取引に必要な口座開設や契約の場合には、固定電話番号を要求されることもあります。

バーチャルオフィスならば、固定電話番号を取得することができ、固定電話にかかってきた電話をスマホに転送してくれるオフィスサービスも受けられます。

実際に、名刺やホームページに記載するためだけに固定電話サービスを利用している方も多くなります。会社の信用度を上げるために、有効な手段になります。

リアルの会議室やシェアオフィスを割引価格で利用できる

本来バーチャルオフィスはレンタルオフィスではないため、実際の空間を利用することができません。しかし、バーチャルオフィスの中には、会議室やシェアオフィスを併設しているところが多くあります。

普段はリアルで行わない社内の会議や、取引先との商談や打ち合わせに利用することが可能です。

利用したいときにレンタルオフィスを探す手間が省けるので、非常に便利です。さらに、バーチャルオフィスの契約を行っていると、バーチャルオフィス契約者専用の割引料金で借りられる場合もあり、通常料金よりもお得に利用できます。

バーチャルオフィスの住所は開業届に記載するべきか

個人事業主として税務署に開業届を提出する際には、住所を記載する必要がありますが、バーチャルオフィスの住所は開業届に記載するべきなのでしょうか。

バーチャルオフィスの住所を開業届に書くかどうかは自由

結論として言ってしまうと、バーチャルオフィスの住所を開業届に書くかどうかは自由になっています。

それには、開業届に書く住所は、いくつかの種類から選択することができるという理由があるからです。

開業届の「納税地」「事業所等」にバーチャルオフィスの住所を利用できる

開業届出書には、「納税地」と「納税地以外の住所地・事業所」を記載する欄があります。そして、この「納税地」の記載欄に記入する住所で、納税する場所が決まります。

この欄の記載には、「住所地」「居所地」「事業所等」の住所が利用できますが、「住所地」は実際に住んでいる自宅など、「居所地」は別荘などの住所になります。

また、「事業所等」は住所地や居所地以外の店舗などの住所のことになり、これがバーチャルオフィスの住所でも可能になります。

転居が多い人はバーチャルオフィスの住所を納税地にすると手間が省ける

自宅が賃貸物件などで引っ越しをする可能性が高い方は、引っ越しをするたびに納税地を変更する必要があります。

そのような手間を省くためには、バーチャルオフィスの住所を納税地に記載することがおすすめです。

　

ただし、バーチャルオフィスの住所を納税地として記載する際には、バーチャルオフィスの住所がある地区を管轄する税務署へ申告する必要が生じます。

申告に行く手間を省くためにも、現住所に近いバーチャルオフィスの住所を借りることがよいでしょう。

バーチャルオフィスの費用を経費で落としたい場合、開業届に記載しておくのが無難

先ほど、バーチャルオフィスの費用は経費として落とせるとご案内しましたが、このことからも、「納税地以外の住所地・事業所」としてバーチャルオフィスの住所を申請しておくことがおすすめになります。

これによって、バーチャルオフィスの費用が事業のための経費だと伝えやすくなるからです。

　

「納税地」を住居地、「納税地以外の住所地・事業所」でバーチャルオフィスの住所を記載することで、バーチャルオフィスの費用を経費として計上することが可能になります。

さらに、実際の作業を自宅でする場合、自宅の家賃や通信費、水道代や電気代なども事業のための経費として一部経費計上することができるようになります。

個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際の注意点

個人事業主が利用するにはメリットがたくさんあるバーチャルオフィスですが、デメリットもあります。しかし、デメリットを知っておくことで問題点を解決することができ、安心してバーチャルオフィスを利用することができます。

住所が他人と被るため、取引先から不審がられることがある

バーチャルオフィスは、大勢の個人事業主の方々が利用しています。さらに、バーチャルオフィスに適する職種は、ある程度限定されてしまいます。

そのため、住所が他の人と被ってしまい、取引先から不審がられることがあります。

さらに、取引先の方が住所を頼りに訪問した際、実際に会社がないことを知る、混乱される危険性も…。

そのようなことにならないようにも、案内してある住所がバーチャルオフィスであることを事前に知らせておくようにしましょう。

ただ、筆者も数年に渡ってバーチャルオフィスを利用していますが、そのような指摘を受けたことは一度もありません。

サービス提供会社によって、同じ金額で受けられるサービスに差がある

バーチャルオフィスといっても、運営している会社によってサービスが大きく異なります。

あるバーチャルオフィスでは基本料金に含まれているサービスが、他の場合ではオプションになっていて、別料金が必要になる場合もあります。

同じ金額でも受けられるサービス内容が大きく異なってしまうので、利用する際には基本的なサービス内容とオプション内容について、きちんと確認しておくことが必要になります。

まとめ

個人事業主になる場合に、バーチャルオフィスを使うことにはたくさんのメリットがあります。

特に、個人事業主としてネットショップを運営したい方には、バーチャルオフィスの利用をおすすめします。ネットショップの運営者は、「特定商取引法に基づく表記」に氏名・住所・電話番号を明記する必要があるからです。

バーチャルオフィスを利用することで、居住地の住所やスマホの電話番号を開示せずに済むので、プライバシー保護の面でも安心です。

バーチャルオフィスの利用で、安心・安全に個人事業主として開業しましょう。