バーチャルオフィスのサービス内容｜できること・できないことを基本料金・オプション料金に分けて解説

バーチャルオフィスとは事務所を借りることなく、住所や電話番号をレンタルするサービスのことです。

リモートワークが進む昨今、利用を検討している方も多いのではないでしょうか。

バーチャルオフィスではどんなことが出来るのか、逆に出来ないことはどんなことか、見ていきましょう。

基本料金の範囲内で受けられるサービス

バーチャルオフィスの提供サービス内容は様々ですが、ここでは一般的に基本料金の範囲内で受けられるサービスを紹介します。

場合によっては別料金であったり、料金プランが設定されていることもあるので、実際に利用する際にはHPを確認してください。

ビジネス用の住所の取得

バーチャルオフィス利用の一番の目的ともいえる、住所の取得です。

提供された住所は名刺や会社のHPなどに記載することになるため、社会的信頼のある住所・企業のブランディングになる住所である必要があります。

東京都内の一等地であっても安価でレンタルすることができるので、活用してみてはいかがでしょうか。

また、オフィスビルとして信用のあるビルを選択することで、よりその恩恵を受けることができます。

例えば「GMOオフィスサポート」のように、大手企業の名称が入っているとクライアントからの信頼度が増します。

逆に過去に犯罪等が起きた住所を使ってしまうと、会社自体の評判も下がってしまう恐れがあります。事前に検索をして調査を行い、悪い評判がヒットしないことを確認しましょう。

取得できる住所はバーチャルオフィスによって異なるため、ビジネスの目的に合った場所を選びましょう。

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契約書、請求書、領収書への住所利用

提供された住所は契約書、請求書、領収書にも利用することができます。

個人事業主の場合仕事場は自宅となりますが、自宅の住所を記載するのはプライバシー的に好ましくありません。

そんなときに、このレンタルした住所が役に立ちます。

またクライアント側としても、自宅住所を契約書等に記載されるよりも、都内一等地の住所が記載されていた方が
信頼・安心できることは明らかです。

開業届への住所利用

個人事業主が事業を開始する際、開業届を税務署へ提出する必要があり、その際に事業所の住所が必要になります。

賃貸マンションに住んでいる場合、あくまで住居用の貸し出しのため、商業利用自体が禁止されていることがほとんどです。

そのため、バーチャルオフィスの住所を開業届に記載することになります。

また、バーチャルオフィスはビジネスに必要な出費として認められるため、利用料を経費として計上することが可能です。

受付業務・有人対応

バーチャルオフィスにスタッフが配置されているケースもあります。こういったバーチャルオフィスを利用すると、急な来客があった場合の対応も行ってくれます。

バーチャルオフィスは基本的にワークスペースがないため、来訪者が来たタイミングで誰もいないということもありえます。

そのような不信感・不安感を招く状況を防いでくれるのがこのスタッフの対応です。

また、少しオフィスの近くに来たので郵便物を受け取っていきたい、という場合にも対応してもらえます。

バーチャルオフィスによって、配置されているところとされていないところがあるので事前に確認しましょう。

オプション料金を支払えば受けられるサービス

荷物・郵便物の受取・転送

バーチャルオフィス宛に届いた郵便物を受け取ってくれるサービスです。

事業を行う上で、重要度や緊急性の高い郵便物の受取にミスや紛失があると致命傷になる場合があるため非常に重要です。受取可能な郵便物の種類、代理受取は可能かどうか、郵便物が届いたことはどのように知らされるか等、仕組みは確認しておきましょう。

また、受取だけでなく転送まで対応しているサービスも存在します。転送の頻度（週１回転送するか、月1回か等）や転送する郵送物の量によっても料金が異なります。

　

中には、届いた書類をPDF化して専用のサーバへアップロードし、通知をしてくれるサービスも存在します。

転送サービスを利用すればわざわざバーチャルオフィスまで出向いて受け取りに行く必要もないので、事業に集中でき、かつ自宅からバーチャルオフィスまでの距離もさほど気にせずに済みます。

　

類似サービスとして「私書箱」が思い浮かぶ方もいらっしゃるかと思いますが、バーチャルオフィスの方が自由度が高いです。「私書箱とは？」というかたは、私書箱とは？バーチャルオフィスとの違いや料金・使い方・メリット/デメリットまで徹底解説 をあわせてご覧ください。

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法人登記への利用

バーチャルオフィスで取得した住所を用いて法人登記を行うことが出来ます。

個人としてまずはバーチャルオフィスに契約し、後から法人名義に切り替えることも可能です。

ただし、バーチャルオフィスの住所は他の会社と重複する場合があります。

同一住所に同じ法人名で法人設立をすることはできないため、登記をする前に重複した法人名がないか調査する必要があります。

電話番号・FAX番号の提供

会員固有の電話番号・FAX番号が提供され、指定の電話番号に転送することができます。

転送したことはクライアントには分からない仕組みとなっています。

　

また、電話秘書サービスを使えば、オペレーターが電話応対を行う仕組みも可能です。

営業等外出が多かったり、多忙な方にとっては魅力的なサービスです。

会議室・打ち合わせスペースの利用

バーチャルオフィスでは作業スペースはありませんが、会議室や打合せスペースがある場合があります。

ホワイトボードやプロジェクター、wifi、ウォーターサーバーなど、設備はバーチャルオフィスによってさまざまです。

利用したい設備があるか、ネット環境は良いか等はHPや内覧で確認しましょう。

　

また、会議室の種類（個室か半個室か）や、部屋の広さ、数もチェックしておくと良いです。

借りた当初は１対１の会議が多くても、のちのちグループミーティングを行うようになったり、セミナーのように大人数が集まる状況が発生するかもしれません。

さまざまなシーンに対応できる方が好ましい方は、設備が豊富なバーチャルオフィスを選ぶと良いでしょう。

銀行紹介、提携

バーチャルオフィスは、簡単に住所をレンタルできるところが魅力のひとつです。

一方その住所取得の手軽さゆえに、信頼度の低いバーチャルオフィスの場合は、銀行法人口座の開設が難航する場合があります。

そんな中、銀行の紹介、提携を行ってくれるサービスも存在します。

　

2008年に犯罪収益移転防止法が改正され、法人口座開設の審査が厳格化されました。

従来であれば、バーチャルオフィスは実態を持たないオフィスのため、法人口座開設時にネガティブな評価が下ることもありましたが、現在はそうでもありません。

特に、銀行紹介・提携サービスを展開しているバーチャルオフィスは全く問題なく審査にのぞめます。

通常どおり申し込むよりも紹介、紹介よりも提携の方がコネクションが強くなり、審査を通過する確率が高まります。

たとえば、GMOオフィスサポートの場合は、「GMOあおぞらネット銀行」と提携しています。同じGMOグループなので、個人情報の連携もスムーズです。

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起業・開業・融資サポート

スタートアップや個人事業主の開業をサポートするため、専門家による創業支援に関する有料相談を行っているところもあります。

また、融資を受けられるかどうか客観的なアドバイスを行うこともあります。

自分で調べるだけでは理解の難しい範囲であったり、見落としの可能性があるお金の支援について専門家のサポートを受けられることでビジネスを軌道に乗せる助けとなるでしょう。

バーチャルオフィスで出来ないこと

ここまで、バーチャルオフィスで出来ることを見てきましたが、逆に出来ないことは何があるのでしょうか？

以下詳しく解説します。

物理的な業務スペースの確保

バーチャルオフィスは、あくまで「仮想」のオフィスであるため、個人が日ごろの業務を行うような作業スペースはありません。

そのため、業務を行う場所（自宅やレンタルオフィス、カフェなど）は別途用意する必要があります。

バーチャルオフィスとコワーキングスペースやシェアオフィスが同じビル内にあり、時間制で金額を支払うことで作業スペースも同時に確保できるところもあります。

打合せがある日はコワーキングスペースを使って終日仕事をする、という活用方法をすれば効率的に働くことができますね。

また、バーチャルオフィスは「誰も人がいない」状況が発生する可能性もありますが、コワーキングスペースが併設されていることによってその状況を防ぎやすくなり、来訪者も安心することができます。

そもそも利用禁止の業種がある

バーチャルオフィスを登記先住所として利用することを禁止されている業種があります。

• 職業紹介業
• 派遣業
• 士業(弁護士・司法書士など)
• 不動産業
• 建設業
• 古物商
• 廃棄物処理業
• 風俗営業
• 探偵業
• 金融商品取引業者

これらの業種は、開業にあたっての要件をバーチャルオフィスが満たすことが出来ないため、違法となるのです。

例えば士業では、「実態のある事務所」が必要であったり、事務所の「賃貸借契約書」が必要となりますが、バーチャルオフィスではこれらを用意することができません。

上記の業種でありながら利用することは違法となりますので、注意してください。

まとめ

この記事では、バーチャルオフィスの基本的なサービス内容について説明しました。

基本料金の範囲内でも良いサービスは受けられますが、オプション料金を支払うことでビジネスの推進がしやすくなっていきます。

　

バーチャルオフィスごとに特色や独自サービスがあり、その必要性はビジネスの毛色により異なります。

どれもこれも念のため、とつけていると、初期費用が安くて契約したはずが予算オーバーになってしまった、ということもあり得ます。各社のHPを比較検討しながら、必要なサービスを取捨選択していきましょう。